Presentarsi al meglio in fiera è tutta o quasi questione di strategia, perchè chi partecipa alle fiere sa bene quanto siano alti i costi da sostenere. Per questo si parte sempre dallo studio della fattibilità e del preventivo dei contatti.
La fiera promo-commerciale non è assolutamente economica, bisogna sostenere i costi della partecipazione che vanno ad aggiungersi a quelli del personale professionale e altamente qualificato. Stand, allestimento, grafica, hostess, personale, conferenze stampa, arredi, ecc. Ma alla domanda se ne vale la pena, la risposta è certamente sì!
Come ci si prepara alla fiera
Il primo step per prepararsi e presentarsi al meglio in fiera è quello di localizzare e identificare le fiere di settore consultando un calendario online. Per non aggravare il budget con i costi della trasferta, è bene puntare dapprima sulle fiere nazionali, ovvero per le fiere geograficamente più vicine alla propria sede. Prima di aderire alla fiera è conveniente effettuare un sopralluogo per verificare la metratura dei padiglioni, l’accessibilità al quartiere fieristico, la lontananza, i tempi di percorrenza e le strutture d’appoggio.
Come gestire la fiera
Il secondo step è quello di identificare il team che parteciperà alla fiera e questi altri fattori:
marketing, una precisa e pianificata strategia di marketing;
vendite, per massimizzare al massimo i guadagni;
magazzino, trasporto e ritiro prodotti;
assistenza tecnica, quando si prevede luci e audio;
organizzazioni esterne, pubblicità, allestitori, catering ecc.
Capo progetto
Al comando del team, occorre stabilire un capo progetto, la figura che avrà il compito di decidere e concordare gli obiettivi, le deadline e il budget. Il progetto stesso dovrà essere suddiviso in ruoli e attività gestibili in piena autonomia. Si dovrà anche definire il metodo per l’avanzamento dell’attività e per la circolazione delle informazioni. Si dovrà decidere come i lavori dovranno progredire, sul programma delle riunioni e sulla consegna del materiale.
Il concept
La fiera non è semplicemente una questione di area espositiva, ma è uno spettacolo che può diventare immenso a seconda dell’obiettivo da raggiungere. In fiera arrivano un numero infinito di persone e non tutte detengono lo stesso comportamento, ci sono i “mordi e fuggi”, le persone interessate alla ricerca di informazioni e contatti, per questo il tempo dei dei buyer è sempre prezioso, e per non perderne, bisogna partire dal fatto di non averne, o almeno, pensarla in questo modo. Lo stand, in fiera, rappresenta l’estensione dell’azienda, per questo va curato nel minimo dettaglio e adattato alla globalità dell’immagine corporate. Anche se a dover scegliere, è sempre consigliato sacrificare l’estetica alla praticità, la partecipazione alla fiera, in modo complessivo, deve fare buona impressione ai possibili clienti.
Da cosa dipende il successo in fiera?
Perchè un’azienda in fiera può avere più successo rispetto ad un’altra che mira allo stesso target ed è dello stesso settore? A questa domanda rispondiamo che per avere successo in fiera non centra assolutamente niente la metratura ma invece la posizione.
Una posizione strategica, ad esempio vicino alle entrate, ai corridoi centrali o alle uscite, è sicuramente un punto a favore e di grande successo. Anche lo stile dello stand può avere il suo tornaconto, quindi è bene soffermarsi a pensare se per la nostra tipologia di prodotti e/o servizi, è meglio optare per uno stand aperto sui quattro lati, oppure chiuso. Se esponiamo prodotti, questi devono essere trattati con la massima cura, devono essere esposti in maniera perfetta e persino maniacale, in condizioni più che perfette e con la giusta illuminazione. In fiera vincono anche le idee originali, quindi le grafiche che mettono in risalto i cromatismi in grado di attirare i visitatori. Aiutano certamente anche le proiezioni di video, così come le dimostrazioni accanto a grandi schermi, e gli atout tecnologici come computer collegati a Internet e/o le presentazioni multimediali. Il personale che partecipa alla fiera deve essere preparato e qualificato, deve avere esperienza, deve saper vendere sapientemente e deve saper attrarre il visitatore senza apparire insistente. Il personale deve saper riconoscere i visitatori veramente interessati, per non perdere tempo con altri visitatori che sono lì per prendere tempo.
Durante la fiera si fanno pubbliche relazioni, non ci si limita semplicemente a distribuire materiale informativo ed aziendale, non si distribuiscono solo gadget, non si parla semplicemente con le persone, ma si raccolgono contatti. E sono proprio i contatti che servono alle aziende che decidono di investire nelle fiere per fare business.