Quando si parla di convegno?
Per utilizzare il termine appropriato nell’ambito delle manifestazioni, è corretto dire che si può parlare di convegno quando è prevista la presenza di speaker autorevoli nella materia oggetto della relazione. Coloro quindi che partecipano al convegno vengono invitati tramite lettere e presentazioni scritte con largo anticipo. Per i convegni, solitamente, è prevista anche la presenza di sponsor commerciali .
Come si realizza una buona uscita del convegno?
Organizzare un convegno può portare ad ottenere ottime soddisfazioni per l’azienda, ma questo significa anche dover spendere molto tempo ed energie. Per questo motivo non si deve mai perdere di vista quelli che sono i parametri importanti e gli aspetti da non sottovalutare, inclusi anche gli interessi dei partecipanti. Pertanto, per organizzare un convegno servono un piano organizzativo, un piano di comunicazione, le proposte di sponsorizzazione e una segreteria organizzativa.
Come scegliere la location per il convegno?
Cercare la location ideale significa anche verificare se la zona è servita dai servizi pubblici, se c’è una connessione internet stabile, se c’è la possibilità di pernottamento. Una volta individuate le possibili location si procede con il sopralluogo per verificare che le strutture siano effettivamente adeguate e a norma e richiedere tutte le informazioni tra cui il preventivo. Dopo la decisione della location e preso accordi per prenotarla, serve il sopralluogo tecnico per verificare che microfoni, proiettore, luci, etc siano funzionanti.
Come scegliere i relatori
I relatori devono essere scelti e ricercati, in base all’area di competenza e andranno contattati con largo anticipo con tutti gli aspetti logistici come la necessità di prenotare un volo o una camera d’albergo. Se devi preparare tu lo speech, ecco qualche consiglio utile.
Come devono essere definiti gli aspetti tecnici
Per aspetti tecnici si intendono i materiali necessari alla buona riuscita dell’evento come microfoni funzionanti, aria condizionata o riscaldamento nella sala, è importante definire anche aspetti logistici che riguardino i tempi delle pause, compreso il pranzo e quindi il servizio catering e i servizi di trasporto. Nel caso si tratti di un convegno di portata internazionale vi sarà anche l’esigenza di avere a disposizione degli interpreti.
Gestione della segreteria
Anche la gestione della segreteria è molto importante da definire, dal momento che deve essere costantemente presente per fornire chiarimenti, informazioni a possibili partecipanti, gestire la posta elettronica e le varie iscrizioni per definire poi il quantitativo di materiale da preparare per l’evento (cartellette con fogli, penne, cavalieri da tavolo, etc) e la preparazione dei pass coi nomi di ciascun iscritto.
Redazione del piano comunicativo
Il piano di comunicazione è fondamentale in ogni attività e pertanto anche durante il convegno. Pertanto si dovranno stampare manifesti, locandine, brochure e capire in quali e quanti tempi distribuirli. Si dovranno inoltre inviare i comunicati stampa alle principali testate giornalistiche e contattare una o più radio per degli spot pubblicitari. Si dovranno preparare anche degli inviti personalizzati per i propri contatti ai quali si dovrà inviare tutto il materiale informativo per la partecipazione e pensare anche alla pubblicità sui vari social network. La cosa fondamentale quindi, prima di iniziare a preparare il convegno è proprio quella di avere le idee chiare e ben focalizzate su ogni aspetto e sulle finalità dello stesso.